חשבוניות דיגיטליות – מה הן?

האינטרנט הביא עמו שלל שינויים בחיינו. רק תארו לכם כיצד נראו חייכם לפני 20 שנה וכיצד הם נראים היום. זה שינוי דרסטי שחל בעולם ובין היתר בעולם העסקים. אחד התחומים אשר השתנה בצורה דרסטית הוא עולם הנהלת החשבונות. כיום הכול ממוחשב בעולם זה ואנו רואים זאת בצורה ברורה בכל פעולה של הנהלת החשבונות. אחת הדוגמאות הבולטות ביותר לשינוי זה שחל הוא בתחום החשבוניות הדיגיטליות. כיום ניתן לעשות שימוש בחשבונית דיגיטלית ולשלוח אותה במייל אל הלקוח. בחשבונית דיגיטלית מרוכז כל המידע שהלקוח צריך בכדי לשלם לנו וזה מאפשר לנו לעקוב אחר תשלומי הלקוח בצורה קלה ופשוטה.

מה היתרונות של חשבוניות דיגיטליות?

חשבונית דיגיטלית מאפשרת לנו לשלוט בעסק שלנו בצורה הרבה יותר טובה מכיוון שהכול ממוחשב. לא רק זאת אלא שחשבונית דיגיטלית עומדת בדרישות החוק בכך שהיא מחזיקה בחובה את החתימה הדיגיטלית. אלו הם יתרונות עצומים של החשבונית הדיגיטלית ועלינו להיות מודעים אליהם. החשבונית הדיגיטלית מאפשרת לנו לחסוך בעלויות ולחסוך בכוח אדם. כך אנחנו חוסכים כסף יקר ומאפשרים לעסק שלנו לפעול בהרבה יותר יעילות. כאשר אנחנו משתמשים בחשבונית הדיגיטלית עלינו להבטיח כי החשבונית תישמר במקום מאובטח וכי רק למורשים תהיה גישה אל החשבונית. כמובן שהעובדה שהחשבונית נשלחת במייל משמעה כי אנחנו חוסכים זמן יקר ולמעה מקצרים את זמן הגבייה.

חשבונית דיגיטלית – חלק ממערכת שלמה

עלינו לזכור כי החשבונית הדיגיטלית היא חלק ממערכת שלמה הפועלת בארגון. מערכת זו היא מערכת ERP  מתקדמת ועלינו לזכור זאת. חשבונית דיגיטלית מאפשרת לנו לנהל את העסק שלנו בצורה הרבה יותר טובה וזאת תודות למערכת הERP שלנו. חשוב מאוד שמערכת הERP תותאם לארגון שלנו. בנוסף חשוב מאוד שהאנשים בהנהלת חשבונות ידעו כיצד להשתמש בחשבונית הדיגיטלית ושהם יעברו הדרכות מסודרות בנושא. אם העובדים לא יעברו הדרכות בהפעלת המערכת, הרי שלא ייעשה בה שימוש ואנו נפסיד מכך הרבה. על כן צריך לדאוג שכול עובד ידע כיצד לעבוד עם המערכת ויעשה זאת בצורה הטובה ביותר ועלינו לזכור זאת.